Esistono diversi tipi di documenti di trasporto merci. Sapere di quali hai bisogno prima di ordinare la tua spedizione è di fondamentale importanza. Scopri in questo articolo quelli di cui avrai sicuramente bisogno.
Lista dei principali documenti di trasporto merci
I documenti di trasporto merci possono essere decine, e possono variare moltissimo in base al tipo di trasporto che intendi organizzare. Tuttavia, alcuni di essi sono imprescindibili e li incontrerai praticamente sempre nel corso delle tue spedizioni.
Ecco una lista dei più importanti documenti di trasporto merci con la relativa descrizione.
Fattura commerciale
La fattura commerciale viene emessa dal venditore (che solitamente è anche chi spedisce) e su di essa viene indicato cosa è stato venduto e il prezzo di vendita. Questa è la base dalla quale viene generata la dichiarazione doganale e su cui vengono definiti successivamente i dazi.
Questo documento include solitamente i dettagli del venditore, dell’acquirente, la data della transazione, il tipo di merce, il prezzo di vendita e le condizioni alle quali i prodotti sono stati venduti. I termini si riferiscono al momento in cui la proprietà della merce passa dal venditore all’acquirente.
Conferma di prenotazione
La conferma di prenotazione è uno dei documenti di trasporto merci rilasciato dallo spedizioniere in cui conferma tutti i dettagli della prenotazione effettuata, ad eccezione del costo effettivo del trasporto. La conferma di prenotazione viene utilizzata come documento ufficiale da condividere con lo spedizioniere, il destinatario e le altre parti interessate per avere un riferimento veloce ai termini della prenotazione. Occorre ricordare che, se si presenta alla propria banca la conferma di prenotazione, questa non sostituisce la polizza di carico come conferma di spedizione della merce.
Il documento ha un riferimento di prenotazione univoco e include i dettagli dello spedizioniere, del mittente, del destinatario, del servizio di trasporto, di eventuali servizi aggiuntivi, dei tempi e dettagli del carico. Normalmente contiene anche i dettagli delle fasi successive della spedizione e degli indirizzi dei magazzini degli spedizionieri interessati.
Prenotando con Transporteca riceverai la conferma di prenotazione immediatamente dopo aver completato il pagamento.
Ricevuta di carico dello spedizioniere
La ricevuta di carico dello spedizioniere (o FCR, ovvero Forwarder’s Cargo Receipt) viene rilasciata dallo spedizioniere, o dal suo agente, al mittente del carico, quando lo spedizioniere prende in consegna il carico. Serve solamente come conferma che le merci sono state prese in carico per la spedizione. La ricevuta non conferma né le condizioni del carico, né che il carico abbia lasciato il paese di origine.
Il documento in genere include i dettagli della prenotazione e una dichiarazione che il carico è stato ricevuto in apparente buon ordine. Se il carico invece non è in buone condizioni quando viene consegnato allo spedizioniere, di norma viene respinto e non viene emessa la ricevuta di carico.
Fattura dello spedizioniere
La fattura dello spedizioniere viene emessa dal vettore al mittente o al destinatario. Questo, tra i documenti di trasporto merci, è quello in cui vengono compresi i costi di trasporto e i servizi inclusi nella soluzione acquistata.
Questo documento normalmente contiene il riferimento univoco di prenotazione, l’indirizzo di fatturazione, cosa comprende il servizio di trasporto acquistato, i costi di trasporto e un riferimento a termini e condizioni.
Con Transporteca la fattura dello spedizioniere viene inviata al tuo indirizzo e-mail al momento della prenotazione, immediatamente dopo aver completato il pagamento.
Polizza di carico emessa dallo spedizioniere (House Bill of Lading)
La Polizza di carico dello spedizioniere (House Bill of Lading, o HBL) viene emessa dallo spedizioniere al mittente con le seguenti finalità:
Ricevuta di spedizione della merce: quando viene emessa la HBL, il carico è stato effettivamente caricato su una nave.
Documento di proprietà: pur non essendo completamente negoziabile, ha lo stesso scopo di una normale polizza di carico e deve essere consegnato in originale dall’importatore allo spedizioniere a destinazione al fine di ricevere il carico.
Attestazione del contratto di trasporto in essere tra il cliente e lo spedizioniere.
La Polizza di carico dello spedizioniere contiene i dettagli del mittente e del destinatario effettivi, il carico spedito, i termini di pagamento e i dettagli di contatto dello spedizioniere o del suo agente.
Il mittente dovrà spedire la polizza di carico originale al destinatario una volta che sarà certo di ricevere il pagamento per i prodotti venduti. Il destinatario invece dovrà esibire la polizza di carico originale allo spedizioniere per prendere in consegna la merce.
Rilascio via Telex (Telex Release)
Alcuni spedizionieri offrono il rilascio delle merci tramite telex. Ciò significa che la polizza di carico può essere consegnata allo spedizioniere o all’agente dello spedizioniere direttamente all’origine; a seguire verrà ordinato all’ufficio di destinazione di rilasciare il carico al destinatario (in passato tramite telex, al giorno d’oggi principalmente tramite e-mail). In tal modo, il destinatario non dovrà esibire la polizza di carico originale allo spedizioniere a destinazione per poter ricevere il carico.
Il vantaggio del rilascio via telex è che il mittente non ha bisogno di inviare la polizza di carico originale al destinatario.
Polizza di carico principale (Master Bill of Lading)
La Polizza di carico principale (o Master bill of lading) viene emessa dalla compagnia di navigazione allo spedizioniere quando viene caricato sulla nave un container con all’interno le merci di diverse spedizioni. Essendo un caricamento parziale del container, questo documento non è rilevante né per il mittente né per il destinatario, poiché loro faranno direttamente riferimento alla Polizza di carico emessa dallo spedizioniere, che è legata alla loro spedizione specifica.
Quale compagnia di navigazione e quali porti di caricazione e scaricazione usare sono decisioni dello spedizioniere. Questi elementi, in linea di principio, per mittente e destinatario di un carico parziale di container sono irrilevanti, dato che la merce passerà sempre attraverso dei magazzini di smistamento sia in partenza che a destinazione.
Lettera di Trasporto Marittimo
Una lettera di trasporto marittimo ha molte somiglianze con la Polizza di carico emessa dallo spedizioniere, ma non richiede che un originale venga consegnato allo spedizioniere perché il carico possa essere consegnato al destinatario. Non è né un documento negoziabile né un diritto di proprietà.
La lettera di trasporto marittimo può essere una buona soluzione quando le merci sono già state pagate ancora prima che il carico lasci il luogo d’origine. Questo semplifica il processo e il destinatario dovrà solamente dimostrare la propria identità per poter prendere in consegna il carico.
Certificato di assicurazione
Le compagnie di navigazione e gli spedizionieri sono soggetti a responsabilità limitata in caso di perdita o danneggiamento delle merci. Pertanto, spesso sarà richiesto la stipulazione di un’assicurazione separata per le merci trasportate. Tale assicurazione può essere fornita direttamente dello spedizioniere o da una compagnia assicurativa.
La responsabilità dell’assicurazione deve essere concordata tra il mittente e il destinatario per evitare casi di assicurazione doppia o totalmente assente. Il certificato di assicurazione è rilasciato dalla compagnia assicurativa e dichiara che si tratta di un’assicurazione di merci, e include un numero di polizza, la descrizione e il valore dei buoni assicurati e i dati di contatto dell’agente assicurativo.